Refuse, Reduce, Repair, Reuse, Repurpose, Recycle
sind auch auf Zeitmanagement und Büroorganisation übertragbar.
In einem Vortrag von Dagmar Fritz-Kramer von der Firma Baufritz auf der Abschlussfeier der Hochschule Kempten fiel mir auf, dass die Umweltschutzprinzipien Refuse, Reduce, Repair, Reuse, Repurpose, Recycle zu einem großen Teil auch für die Optimierung von Büroorganisation nutzbar sind.
Ein Dienstleister klagte über zu viel Arbeit und Bürokratie. Der Kunde beschloss einen "Nahtstellenworkshop" von uns durchführen zu lassen.
- Verantwortung, Aufgaben und Rollen für den einzelnen klären und visualisieren.
- Verantwortung, Kunden und Lieferanten den Kollegen erlebbar machen und gegenseitig klären.
- Optimierungsmöglichkeiten bei sich selbst erforschen und sichtbar machen.
- Optimierungsmöglichkeiten in der Kommunikation, der Kooperation, der Informations-, Energie-, Werte- Materialflüsse zu anderen erkennen und Optimierungsmaßnahmen beschließen.
Optimierungsmöglichkeiten im Büro
- Refuse: Wo und wie kann ich Arbeitsaufwände proaktiv vermeiden? Hilft mir Digitalisierung dabei? Ist die Verantwortung am richtigen Platz?
- Reduce: Wo und wie kann ich Arbeitsaufwände reduzieren? Hilft mir Digitalsierung dabei?
- Repair: Wo und wie kann ich Prozesse optimieren, die im Durchfluss stocken? Kann ich sie digitalisieren?
- Reuse: Kann ich Arbeitsaufwände zusammenführen, so dass ich dadurch Doppelarbeit vermeide? Kann ein Arbeitsprozess gleichzeitig auch einen anderen ersetzen? Kann ich die gleiche Excel-Tabelle auch für einen anderen Prozess verwenden?
- Repurpose: Vielleicht ist es aufwendig, z.B. Zeugnisse oder Bescheinigungen jedem einzelnen Kunden im persönlichen Kontakt einzeln zu übergeben. Das läßt sich sicherlich optimieren. Aber vielleicht kann ich den Kontakt auch nutzen für CrossSelling, Empfehlungsmanagement, Anschlussgeschäfte?
- Recycle: Ein Prozess, für eine Sache optimiert, lässt sich als Prozess vielleicht auch für andere Dinge nutzen?
Vorausschauend konzipieren. Auf Synergien achten. Auf Wiederverwendbarkeit bereits bei der Erstellung achten!? Auch für Prozesse und Strukturen!
Ich werde den Gedanken weitergehen. Sie selbst anwenden. Mit Kunden vertiefen.
Refuse, Reduce, Repair, Reuse, Repurpose, Recycle als Lebensmotto
Vielleicht kann man Refuse, Reduce, Repair, Reuse, Repurpose, Recycle zum Lebensmotto machen, privat wie geschäftlich, im Umweltschutz wie im proaktiven Zeitmanagement?
Es geht nicht nur den respektvollen Umgang mit materiellen externen Ressourcen, sondern auch um eigene Ressourcen und die der Kollegen/innen.
Es geht auch um den verantwortungsbewussten Umgang mit Zeit, Geld, persönlicher Energie, mit fremder Zeit und Energie, Aufwänden, Oportunitätskosten etc.
Gehen Sie sinnvoll und verantwortungsvoll mit der Umwelt um - und mit sich und ihren Kollegen.
Danke an Frau Fritz-Kramer für Ihren inpirierenden Vortrag "People, Planet, Profit - Wie sieht die Arbeitswelt der Zukunft aus?", der eigentlich an den bewussten und vorausschauenden Umgang mir natürlichen Ressourcen, der Umwelt und dem Umfeld appellieren. Warum nicht auch auf perönliche Ressourcen?
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Autor und Kontakt
Hans-Peter Wellke
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