Zurück zu Luft und Freiheit im eng getakteten Online-Meeting-Zeitplan

"Am Abend blicke ich zurück auf einen Tag eng getakteter Online-Meetings ohne Luft zum Atmen zwischen den Terminen" kommentierte ein Kunden seinen Tag. "Ich komme gar nicht mehr zum Arbeiten. Mein Tag ist voll von Online-Teams-Meetings" beschrieb ein anderer seinen täglichen Zeitplan.

Ideen für Organisationen und Teams für mehr Bewegungsraum entstehen aktuell laufend in neuen Varianten in 4-Augen-Coachings, Teamcoachings und Organisationsentwicklungsprozessen. Einige stelle ich Ihnen hier zusammen. Für Ihre zusätzlichen, neue Anregungen bin ich und sind meine Kunden offen. Sie können diese gerne unten im Kommentar hinterlassen und damit allen Interessierten zugänglich machen.

Weiche statt harte Anschläge

Lassen Sie zwischen Meetings etwas Platz. Starten Sie z.B. kein Meeting zur vollen Stunde sondern immer zehn Minuten nach der vollen Stunde. Das gleiche kann man auch mit dem Ende machen. Mein Kollege Greg aus Boston hat die Regel für sich eingeführt: Einstündige Meetings starten immer fünf Minuten nach der vollen Stunde und enden fünf Minuten vor der vollen Stunde. Halbstündige Meetings dauern bei ihm nur 25 min Minuten. Das führt zu einer sehr effizienten Meetingkultur.

Teams, Outlook und seine Grenzen

Die minutengenaue Eingabe von Terminen mit dem Handy ist etwas zeitaufwendig. Daher haben wir uns Variationen dazu überlegt oder zusammen mit Kunden entwickelt.

  1. In Outlook kann man statt einer 30 min Taktung auch eine 25 min Taktung eingeben bzw. Meetings um z.B. fünf Minuten später beginnen oder enden lassen. Der eine mag´s, der andere nicht. Einfach mal ausprobieren.
  2. Laden Sie zu 60 min Meetings ein, vereinbaren aber im Team, dass alle Meetings fünf Minuten später starten und fünf Minuten früher enden. Allerdings geht das nur teamintern. Wenn externe Teilnehmer im Meeting sind dann ist es besser man macht es so:
  3. Laden Sie zu 60 min Meetings ein und hören Sie aber immer zehn Minuten früher auf. Das müssen Sie natürlich zu Meetingbeginn ankündigen.
  4. Laden Sie immer nur zu 25 min oder zu 50 min Meetings ein.

Akademische Meetings

Lassen Sie doch die Meetings, wie sie sind. Schreiben Sie jeweils in den Betreff "s.t." oder "c.t.". Das ist der übliche Umgang mit Vorlesungen in Universitäten der Geistes- und Sozialwissenschaften. "s.t." Meetings beginnen pünktlich ohne Zeitverschiebung "Ohne Zugabe von Zeit" und "c.t." mit einer Zugabe von einem akademischen Viertelstündchen, also pünktlich um 15 min später als angegeben. Diese Angaben beruhen darauf, dass bei diesen Vorlesungen Wegezeit mit eingeplant ist, also z.B. die Zeit von einem Vorlesungsraum zum nächsten oder die Zeit, die der Professor braucht von einem Vorlesungsgebäude zum anderen. Natürlich muss man eine derartige Vorgehensweise innerhalb des eigenen Teams vereinbaren, bevor diese zur Spielregel wird.

Blocker

Keine Zeit zum Arbeiten? Streuen Sie Arbeitsblöcke in Ihren Alltag, kleine und große Termine, die nicht für die Buchung für Meetings zur Verfügung stehen. Das gleiche gilt für Pausen, Essenspausen, Vor- und Nachbereitungszeiten. Auch Bewegungspausen, Streck- und Dehnpausen können hilfreiche kleine Blocker sein, die es wert sind, terminiert zu werden.

Mittagspause

In einigen Teams hat man sich zu einer festen Mittagspause im Kalender vereinbart. Auch online. Also ein Blocker für alle gleichzeitig. Das gleiche kann man auch für Tage oder für einzelne Stunden vereinbaren z.B. "Freitag ist Meetingfrei" oder "Stille Arbeitszeit immer am Mittwoch von 13-14-30 h".

Das Home Office ist tot

so lautet ein Titel einer meiner Artikel hier in blog.wellke.de. Wenn es dieses nicht mehr gibt, obwohl ich zu Hause bin, dann hilft nur eines: Offline-Zeit in den Kalender eintragen. Hier werden keine Anrufe entgegengenommen, Handy und Outlook abgeschaltet und keine Teams-Meeting durchgeführt. - Endlich Stille! Jawohl. 

Das Home Office ist tot

Weitere Tipps?

Könnten hier bald folgen. Welche Ideen haben Sie, sie Sie mit uns teilen wollen?

Ideen als Teams zur Wirklichkeitsgestaltung bekommen Sie hier im Online-Workshop:

Teams müssen sich nun auch online & hybrid entwickeln [kostenlose Live-Webinar-Termine]

Bildquelle und Links

Blogautor

Hans-Peter Wellke
info@partner-PE.de
Tel. 08376-921744

 

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