Lessons Learned Workshops – Vortrag für PMI Chapter Munich

Lessons Learned als tägliche Aufgabe

„Unser Gehirn tut nichts lieber als Lernen“ sagt der Gehirnforscher und Redner Prof. Dr. Dr. Manfred Spitzer. Und so lernen wir immer, wenn unser Gehirn emotional positiv aktiv ist. Wenn wir unsere Gehirnzellen und deren Verbindungen nutzen, bildet es neue Zellen und schafft neue Verbindungen zwischen diesen Zellen. Das gilt immer, auch im hohen Alter. Im positiven Sinne bildet das Gehirn dann „Autobahnen“ zwischen den Gehirnzellen. So reift der Anfänger zum Fachmann. Das Gehirn will trainiert werden wie ein Muskel. Und es braucht Abwechslung. Maßgeschneiderte Lessons Learned Workshops unterstützen diesen Lernprozess.

1 - Lessons Learned - lernen aus den Erfahrungen der ProjektmitgliederIn Lessons Learned Workshops lernt man nicht nur für sich alleine. Gerade das Teilen von Erfahrungen schafft einen einen Lösungsraum, den man sich nur zusammen erschließen kann.

Wer ist das PMI Chapter Munich?

Das Project Management Institut Chapter Munich e.V. ist die regionale Präsenz des Project Management Institutes (PMI), Pennsylvania, USA, für Süddeutschland. Sie ist die größte globale Gemeinschaft von Experten und Praktikern im Projektmanagement. Sie entwickelt Projektmanagement-Standards sowie Standards in Bildung und Zertifizierung.

Der Vortrag vor Projektmanagern in Munich „Lessons Learned Workshops“ im November 2013 wurde von mir methodisch angereichert mit kurzen Geschichten, Anekdoten und dem Dialog mit dem Publikum. In den folgenden Zeilen habe ich für die Zuhörer des interaktiven Vortrags und für Sie als Leser einige ausgewählte Botschaften und verwendete Folien zusammengestellt. Die Foliensätze können auf der Webseite des PMI und hier downgeloaded werden.

Wir lernen sowieso jeden Tag  – und wir sollten es auch absichtlich tun

3 - Lessons Learned - Halbwertszeit des Wissens - Wissenszuwachs in der Welt

Etwa 1993 betrug die errechnete Halbwertszeit des Wissens 5 Jahre. Das bedeutet, dass sich das Wissen der Welt alle 5 Jahre verdoppelte, unser Wissen also alle 5 Jahre nur noch die Hälfte wert war. Das Wissen wird größer, die Halbwertszeit wird kleiner. Dieser Prozess beschleunigt sich von Jahr zu Jahr. Wir sollten uns also zusammentun und gemeinsam unserer Lernerfahrungen teilen. Einer alleine schafft das gar nicht mehr, hier hinterherzukommen. Das gilt besonders im IT- und EDV-Bereich.

Was sind die Inhalte von Lessons Learned Workshops?

Inhalt von Lessons Learned Workshops kann das Thema an sich sein, welches das Projekt definiert. Der interessiert jedoch reflektiv nur dann, wenn alle oder ein Teil der Projektmitglieder später ähnliche Themen bearbeiten werden. Aber auch der Projektprozess, die Phasen des Projektes, die Strukturen, die Beziehungen der Mitglieder, die Kultur bzw. der Umgang miteinander im Projekt, die Stakeholder und Auftraggeber, die Ressourcen, gelöste Probleme und Konflikte können Teil des Lessons Learned Workshops sein. Was genau der Inhalt von Lessons Learned ist, ist abhängig von der Zielanalyse in der Konzeptionsphase des Lessons Learned Workshops.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für Lessons Learned?

Man kann Lessons Learnd in jeder Phase des Projekts anwenden. Am Ende des Projektes besteht die Gefahr, dass der Auftraggeber diese Maßnahme nicht finanzieren möchte. Aber gerade mit wertschätzenden Abschlusszeremonien kombiniert können am Proejktende Lessons Learned sinnvoll sein, etwa mit einem Abschlussfest, einer Weihnachtsfeier.

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel – so sind Lessons Learned auch zu Beginn eines neuen Projekts gut platziert und erfahren so höchste Praxisrelevanz, unverzügliche Umsetzung und Amortisation. So ist auch jeder Projekt-Meilenstein dazu geeignet, die vergangene Phase zu reflektieren und die nächste dabei vorzubereiten.

Tägliche Lessons Learned scheinen nur bei besonderen Ereignissen wie z.b. nach Workshops sinnvoll. Im Arbeitsalltag sind tägliche Lessons Learned in der Regel nicht praktikabel.

Wer heißt eigentlich Lessons Learned?

„Lernen“ wird im deutschen Sprachraum mit „Auswendiglernen“ assoziiert und ist also kein positiv besetzter Begriff. Wohingegen im Englischen Sprachraum „to learn“ eher mit Erfahrungslernen assoziiert wird.

Lessons Learned oder Lessons Learnt?

Englische FlaggenEnglish Nativespeakers unterscheiden nicht zwischen den beiden Bezeichnungen. Ob lessons learned oder lessons learnt – sie verwenden beides. Frägt man allerdings genau nach, so empfinden Englische Muttersprachler „learnt“ als abgeschlossenes Lernen, „lerned“ eher als ein Lernen, das zwar abgeschlossen ist, aber das noch weiter geht.

Der richtige Titel von Lessons Learned Workshops

Da im Deutschsprachigen Raum „Lernen“ nicht immer positiv gedeutet wird, kommt es für einen erfolgreichen Workshop auch auf den richtigen Titel an. So werden etwa die Bezeichnungen „Review“ oder „Reviewday“, „Projektrückblick – Projektausblick“, „Jahresrückblick“, Best Practice Workshop o.ä. oftmals als attraktivere Titel gewertet.

Beispiele aus Lessons Learned Workshops

4 - Emotionale Lernkurven - Lernen aus Erfahrungen der ProjektmitgliederEmotionale Analysen schaffen oft ein großes Gefühl von Verbundenheit und bringen die Lernerfahrungen schnell auf den Punkt.

 

7 - Lernen ist im Gehirn zeitlich strukturiert - timelines unterstützen den Zugang bei Lessons Learned WorkshopsTimelines können sowohl mit Gegenständen als auch mit textlichen Elementen gestaltet werden. Sie eignen sich hervorragend zur Visualisierung des Dialogs über Emotionen, Ereignisse und inhaltlichen Erkenntnissen.

 

11 - Großvolumige Bewertungen in Lessons Learned Workshops gehören vorstrukturiertBewertungsverfahren schaffen Transparenz in Strukturen und Beziehungen. Hier ist darauf zu achten, dass in Betrieben aus betriebsverfassungsrechtlichen Gründen keine visualisierte und dokumentierte Einzel-Personen-Bewertung im Rahmen von Workshops zulässig ist.

9 - Bewertungen von Beziehungen in Lessons Learned gehören vorstrukturiertWorkshopergebnisse müssen vorausgedacht werden. Sie beeinflussen die Methoden, ihre Auswertung, ihre Interpretation und ihre Weiterverarbeitung. Dabei ist es wichtig, den Auftraggeber mit einzubinden. Große Datenfülle muss vorstrukturiert werden, damit sie verarbeitbar wird.

8 - Lessons Learned als weihnachtlicher Projekt-JahresrückblickLessons Learned Workshop können in als Jahresreflektion jahreszeitlich angepasst werden. Besondere Wertschätzung eines erfolgreichen Projekts oder einer erfolgreichen Projektphase kann z.B. in einer anschließenden Weihnachtsfeier gestaltet werden. Der Workshop wird dann so gestaltet, dass ein nahtloser Übergang möglich ist.

10 - Wie bewertet man mit 25 Projektteilnehmern 450 Beziehungen in 90 MinutenWie kann man in eineinhalb Stunden 320 Beziehungen von 25 Teams bewerten? – Mit etwa 4500 Klebepunkten –  und einer guten strukturierten Vorbereitung. Natürlich wird der Auftraggeber in die Vorbereitung mit eingebunden, schließlich müssen die Methode auf die Rahmenbedingungen der Zielgruppe und die Ziele des Auftraggebers abgestimmt werden. Insbesondere die Art, die Menge und die Qualität der zu erwartenden Ergebnisse müssen vorausgedacht werden:

  • Wie wird dokumentiert?
  • Wie wird die Umsetzung der Ideen gewährleistet?
  • Wie werden Ideen bewertet, vorausgewählt oder priorisiert?

Lessons Learned – über die Arbeit mit Metaphern in Lessons Learned Workshops

13 - Metaphern die wir mit uns herumtragen sind nutzbare RessourcenDie größte Ressource sind Sie selbst. Sie tragen alle Lernerfahrungen in sich. Diese lassen sich in Metaphern kristallisieren und dann im Alltag nutzbar machen. Die Übung ist aus der Methode Clean Language & Symbolic Modelling abgeleitet. Ziel der Übung ist es, eine Metapher finden, die die eigene zielführende Identität und Grundhaltung spiegelt, die man als Projektleiter braucht, um z.B. im aktuellen Projekt erfolgreich zu sein. Diese individuell von jedem kreierte Metapher hat einen tiefen Bezug zu einem selbst. Sie wurde hier im Publikum in Partnerarbeit mit angeleiteten Clean Language Fragestellungen vertieft und dadurch noch lebendiger etabliert. Als ausgebildeter Clean Language Facilitator kann ich derartige Metaphern unterstützen zu bilden und vertiefend zu modellieren (interpretationsfrei klären und verstärken).

Lessons Learned Workshops für PMI-Mitglieder

16 - wie konzipiert man Lessons Learned WorkshopsDen Projektmanageren werden eintägige Workshops angeboten. Ich biete den Mitgliedern des PMI drei Workshopkonzepte zur Auswahl an:

1. Ich will meine persönlichen Lessons Learned entdecken und diese mit anderen als Best Practice Erfahrungen austauschen. (1 Tag).
2. Lessons Learned Werkstatt: Ich will gemeinsam mit anderen praktikable Lessons Learned Konzepte für meine Projekte erarbeiten (1 Tag).
3. Ich möchte beides: Ich möchte gerne meine persönliche Lessons Learned entdecken UND Lessons Learned Konzepte erarbeiten (1 Tag).

Kundenorientierung ist, wenn man den Kunden mit einbindet bei Entscheidungen

15 - Binden Sie Ihre Kunden bei Entscheidungen mit ein - Fragen statt Vermuten

„Kundenorientierung ist, wenn man den Kunden mit einbindet bei Produktneuentwicklungen.“

Die PMI-Manager konnten in einer kurzen Handmeldung zeigen, welches der Workshopangebote Sie besonders interessiert. In den folgenden Wochen können sie sich auf der Webseite des PMI Chapter Munich zu den Workshops anmelden. Das Bild zeigt eine von 32 Impulskarten zum Thema „b2b Kundenorientierung“ aus dem Kartenset „Der Kunde war König“.

Quellenangaben:

  • Titelbild: V.l.n.r.: Hans-Peter Wellke, Referent, und Jens Liebold Vorstand des PMI Munich Chapter e.V.
  • Bilder „Halbwertszeit des Wissens“, Kopien von den Webseiten www.pflege-kurse.de und www.archiv.iwi.uni-hannover.de
  • Übung: „When you are a projectmager as your best … you are … like … what …?“ ist ursprünglich von Wendy Sullivan und Phil Swallow (London) www.cleanchange.co.uk. Die Anpassung an die deutsche Sprache ist von Hans-Peter Wellke.

b2b-Kundenorientierung_Kunde König_von Hans-Peter WellkeWellke, Hans-Peter: „Der Kunde war König“, Impulskarten als Anregung und zur Förderung des Dialogs über das Thema „b2b-Kundenorientierung“.

 

 

 

b2b_customer service_customer king_customer partner_Hans-Peter WellkeWellke, Hans-Peter: „The Customer was King“, English version of „Der Kunde war König“.

Kontaktadressen:

Weitere Blog-Einträge zu Lessons Learned

Lessons Learned im Projekt – Vortrag am 22.11.13 in München

Lessons Learned – Werkstatt

Referenzen zu Lessons Learned

Lessons Learned & Best Practice Workshop

Lessons Learned und Projekt Performance Workshop

Erfolgreicher Lessons Learned Workshop am Projektende

Kontakt

Hans-Peter Wellke
Eizisiried 4
87477 Sulzberg im Allgäu
Tel. 08376-921744

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